Document Management System (DMS)

Per la documentazione di accompagnamento al progetto spesso è sufficiente una semplice struttura di directory nel sistema di file, nella quale tuttavia si raccolgono rapidamente migliaia di documenti di Office, PDF o file grafici di diversi aggiornamenti di elaborazione o di versione.

La versione giusta di un singolo documento può essere trovata solo mediante una complessa e lunga ricerca manuale. I costi ed i tempi per raggruppare tutti i documenti di rilievo per un prodotto particolare possono minacciare facilmente le scadenze per la consegna e gli standard di qualità.

Un rimedio consiste nell'adottare un Document Management System (DMS). Si ottiene una piattaforma centrale sulla quale si possono versionare, scambiare, elaborare e pubblicare tutte le informazioni di rilievo in collaborazione diretta ed attraverso brevi percorsi informativi. Saremo lieti di supportarvi nell'individuare il Document Management System giusto e nell'adattarlo alle vostre esigenze personali.


Il nostro procedimento:

• Analizziamo il vostro pool di dati ed i vostri processi di documentazione e vi supportiamo nell'elaborazione di nuovi processi commerciali ed indicatori chiave al fine di rispettare le norme di destinazione o gli standard.
• Sulla base del vostro profilo delle caratteristiche funzionali ed organizzative eseguiamo per voi una scelta del sistema secondo di criteri verificabili.
• Come direttori del progetto assicuriamo l'installazione e la configurazione tempestive del Document Management System, la realizzazione del layout di pubblicazione e la programmazione di interfacce e di funzioni supplementari.
• Dopo il test conclusivo del sistema, il completo Document Management System può essere integrato nella vostra infrastruttura IT o messo a disposizione come "Software as a Service" (SaaS). Nel secondo caso gestiamo il funzionamento ed assicuriamo la continua sorveglianza e l'efficiente supporto.
• Vi supportiamo nella migrazione dei dati o nel primo riempimento. Prepariamo i vostri insiemi di dati, li assegniamo secondo criteri predefiniti (metadati) alle nuove strutture di archiviazione e di workflow e li importiamo nel nuovo Document Management System.
• Documentiamo le nuove procedure e le comunichiamo ai vostri redattori, tecnici, amministratori ed eventualmente terzi o fornitori.

I vostri vantaggi: 

• Sulla base di un pool di progetti di riferimento in materia vi offriamo un qualificato supporto tecnico ed una consulenza senza riferimento ad un prodotto specifico per strutturare una soluzione efficiente e su misura per le vostre esigenze.
• Conosciamo sia le necessità per la realizzazione di documentazione tecnica in dettaglio sia le proprietà di numerosi sistemi IT primari (come ERP, PIM, PLM), per cui vi possiamo assicurare un'efficiente integrazione di sistema.
• Forniamo una soluzione completa personalizzata sulla base di sistemi standard per la vostra gestione delle informazioni.
• Vi supportiamo nell'introduzione del Document Management System e dei nuovi processi commerciali in misura tale da consentirvi di concentrarvi completamente sulle vostre competenze prioritarie che creano valore aggiunto.
• Con l'introduzione di un Document Management System si accelera la realizzazione della documentazione e quindi il vostro "Time to Market". I costi di traduzione e di realizzazione possono essere ridotti. Un processo redazionale continuo assicura inoltre la trasparenza dei vostri processi commerciali e la loro qualità.