Ottimizzazione e standardizzazione dei processi
Un'ottimizzazione dei processi è in molti casi la chiave per ottenere risparmi quando occorre gestire molti documenti. Spesso i processi sono documentati solo in modo rudimentale e funzionano per abitudine e per acclamazione. Il primo passo consiste pertanto nel rendere i processi e le fasi di processo espliciti e quindi tangibili. L'obiettivo dell'ottimizzazione del processo consiste principalmente nella riduzione delle interfacce e quindi degli attriti, di loop superflui e di attività che non producono valore aggiunto. In breve: una fornitura di servizi senza sprechi.Il nostro procedimento:
- Definiamo il tipico processo ideale sulla base delle nostre esperienze.
- Discutiamo con voi i punti in cui sono necessari scostamenti da questo processo idealizzato per soddisfare le vostre esigenze specifiche.
- Definiamo le fasi di processo fondamentali, dalla pianificazione fino all'archiviazione delle informazioni.
- Laddove possibile, standardizziamo le fasi di lavoro.
- Per ogni fase di lavoro nominiamo i relativi parametri: responsabili, mezzi ausiliari, risultati, scadenze.
- Stabiliamo i punti in cui il processo può essere supportato ed accelerato da mezzi ausiliari tecnici.
- Sviluppiamo ed implementiamo su richiesta i mezzi ausiliari definiti.
- Indichiamo possibilità per misurare la qualità del processo e del risultato sotto diversi aspetti.
- Vi supportiamo nella formazione dei vostri collaboratori.
- Vi supportiamo nella misurazione degli aspetti definiti nella derivazione di provvedimenti dai risultati della misurazione ai sensi di un miglioramento continuo.
I vostri vantaggi:
- Trasparenza di tutte le procedure di realizzazione, amministrazione, distribuzione ed archiviazione dei vostri documenti
- Responsabilità esplicite a livello interdipartimentale
- Misurazioni e miglioramenti
- Potenziale per l'impiego di efficienti strumenti redazionali